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Cómo gestionar Proyectos de Tecnología de la Información

Cuando se habla de gestión de proyectos TI abarcamos desde la supervisión de los proyectos de desarrollo de software, instalaciones de hardware, actualizaciones de red, despliegues de computación en nube y virtualización, proyectos de gestión de datos, análisis de negocios hasta la implementación de servicios TI.

La Gestión de Proyectos TI se considera diferente de la gestión de otros tipos de proyecto, porque las necesidades cambian permanentemente, por (in)compatibilidad entre componentes de hardware y software, por amenazas de seguridad, por restricciones de ancho de banda en las redes u otros motivos.

Las empresas usualmente no inician un proyecto porque es bien visto o porque quieren estar en la vanguardia tecnológica, debe existir una justificación con base para poder tomar esta decisión pues su creación representa un costo económico que muchos considerarían un lujo dentro del presupuesto empresarial.

Al iniciar un proyecto de esta magnitud se deben definir las metas y objetivos del negocio, los resultados más comunes son:

· Mejorar la satisfacción del cliente y usuarios

· Ser más eficiente (disminuir costos y/o aumentar ingresos)

· Asegurar los activos de la organización

· Cumplir las normas y regulaciones (compliance)

Los proyectos TI también pueden sucumbir a la penalización de la primera vez de uso que representa el riesgo total que una organización asume a la hora de implementar una nueva tecnología por primera vez. Debido a que la tecnología no ha sido aplicada o utilizada antes en la organización, es probable que haya complicaciones que afecten la probabilidad de éxito del proyecto.

Proyecto TI: Etapas del Proceso

Existen cinco procesos que comprenden el ciclo de vida de la gestión de proyectos, éstos son universales para todos, no obstante, las fases específicas son únicas para cada uno, estas son:

• Iniciación: se identifica el objetivo del proyecto, necesidad o problema. El director del proyecto es asignado y se crea la carta del proyecto.

• Planificación: el director del proyecto y el equipo del proyecto trabajan en conjunto para planificar todos los pasos necesarios para llegar a una conclusión exitosa del proyecto. Los procesos de planificación de proyectos son de naturaleza reiterativa y se espera que la planificación suceda con frecuencia durante todo el proyecto.

• Ejecución: una vez que se ha creado el plan del proyecto, el equipo busca ejecutar el plan de proyecto para crear los entregables. El proyecto puede pasar nuevamente por la fase de planificación según sea necesario a lo largo de la ejecución de éste.

• Seguimiento y control: conforme el proyecto es ejecutado por el equipo, el gerente de proyecto monitorea y controla el trabajo para evaluar los factores de tiempo, costo, alcance, calidad, riesgo y otros relacionados. El seguimiento y control es también un proceso

continuo para asegurar que el proyecto alcance las metas propuestas para cada objetivo del proyecto.

• Cierre: el cierre del proyecto garantiza que todo el trabajo se ha completado, es aprobado, y finalmente se transfiere la propiedad del equipo del proyecto al de operaciones.

El administrador del proyecto, los requisitos de la organización, e incluso los requisitos del cliente pueden influir en la forma en se adaptará el proyecto con un determinado tipo de ciclo de vida.

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