Cómo valorizar el control del tiempo de los proyectos TI

Cómo valorizar el control del tiempo de los proyectos TI

El control del tiempo es esencial para las empresas de servicios profesionales. El control eficaz del tiempo puede ayudar a las empresas a comprender la rentabilidad, la eficiencia del proyecto, la gestión de la capacidad, el progreso del proyecto y la transparencia.

Tanto para empresas de TI como para agencias financieras, entre otras muchas, poder controlar el tiempo en relación con los proyectos es esencial para comprender dónde están empleando su tiempo los recursos y qué costos realmente están involucrados en cada proyecto.

¿Qué es el control del tiempo de los proyectos?

El control del tiempo de los proyectos es simplemente supervisar el tiempo empleado en tareas y actividades, así como en el proyecto en general.

Entonces, ¿qué es el control del tiempo en sí? es el proceso de registrar cuánto tiempo ha pasado una persona realizando una actividad. En el pasado, esto se hacía usando partes de horas o fichas. Los empleados fichaban manualmente al entrar y salir del trabajo, o completaban un formulario en papel que detallaba a qué dedicaban su tiempo.

Hoy en día, el control del tiempo se puede completar digitalmente mediante programas informáticos. En algunos casos, los empleados aún anotan manualmente la cantidad de horas que han pasado trabajando en cada tarea o proyecto. Esta información se registra en el software en lugar de una ficha de papel. En otros casos, se utiliza una aplicación de temporizador para controlar automáticamente el tiempo empleado en una tarea.

Si bien ambos métodos son relativamente comunes y pueden beneficiar a tu empresa, los estudios muestran que el control automatizado del tiempo puede dar lugar a una recopilación de datos más precisa y una mayor productividad.

El control del tiempo contribuye a la rentabilidad

El control del tiempo es un componente fundamental de la gestión del tiempo de los proyectos. La gestión del tiempo tiene cuatro componentes secundarios:

  • Planificación de cuánto tiempo debe llevar cada tarea y actividad.
  • Programación de tareas en el software del proyecto, incluyendo quién completará qué y cuándo.
  • Supervisión del tiempo real empleado⁠: aquí es donde el control del tiempo de los proyectos resulta primordial.
  • Control del cronograma general del proyecto garantizando que el tiempo real empleado en las tareas no sobrepase el presupuesto. Esto también incluye encontrar formas de recuperar el tiempo perdido en otras actividades del proyecto.

Un controlador de gestión del tiempo es esencial para supervisar el tiempo, Sin conocer los costos exactos que demandará cada proyecto ¿cómo puedes asegurarte de que estás cobrando la cantidad correcta?

Cuando no tienes datos precisos del proyecto, te expones a un riesgo mayor. Si subestimas un proyecto, estás perdiendo dinero. También podrías acabar trabajando demasiado o agotando a tu equipo al asignarles demasiadas tareas involuntariamente. Por otro lado, sobrevalorar un proyecto podría dar lugar a un precio demasiado alto y desviar a los clientes. Además, los empleados podrían terminar inactivos y perder un tiempo valioso.

Incluso en proyectos internos, en los que el cliente es otro departamento o área de la empresa, la rentabilidad sigue siendo motivo de preocupación.

 Intervienen muchos factores en la decisión de qué proyectos internos priorizar, pero dos componentes importantes suelen ser: el beneficio esperado del proyecto y el costo proyectado. Si no es posible evaluar con precisión el costo de cada proyecto, tu equipo puede terminar invirtiendo tiempo en iniciativas no rentables, en lugar de centrarse en aquellas que crean el mayor valor para la empresa.

El control del tiempo te ayuda a gestionar los recursos del proyecto

El control del tiempo del proyecto te permite ver en qué emplean su tiempo las personas y cómo es la realidad en comparación con el presupuesto y el plan de asignación de recursos del proyecto. Estos datos pueden poner de manifiesto si algunas personas tienen exceso de trabajo mientras que otras están inactivas.

Mediante el uso de una aplicación de control del tiempo de trabajo, también puedes determinar fácilmente quién está disponible para el nuevo trabajo del proyecto y quién necesita apoyo para realizar sus tareas. Además, al supervisar cuánto tiempo han dedicado diferentes empleados a actividades similares, puedes hacerte una mejor idea de qué empleados son más productivos. Esta información puede ayudarte a garantizar que tus mejores empleados estén trabajando en las tareas más difíciles. También puede ayudar en el proceso de toma de decisiones para que decidas quién merece un aumento, una bonificación o un ascenso.

El control del tiempo de los proyectos mejora los proyectos

El control del tiempo te da una idea de dónde están empleando su tiempo tus recursos. Esta información te ayuda a mejorar las estimaciones del proyecto, garantizar que los costos se reflejan con precisión y evaluar mejor la rentabilidad del negocio. También te permite supervisar la productividad de los empleados y ayudarlos a aumentar su eficiencia.

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